Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR, General Data Protection Regulation) je právní předpis Evropské unie, jenž reguluje zpracovávání osobních údajů. Nařízení je od 25. května 2018 závazné a přímo použitelné v jednotlivých členských státech. Jak ale ovlivňuje možnosti sledovat firemní vozový park přes globální družicové systémy (GPS, GLONASS a další)? Na otázky odpovídá Mgr. Veronika Špornová.

Aby bylo možné vozový park monitorovat, jaké je nutné splňovat podmínky?

Zpracovávat osobní údaje je dle nařízení možné, pokud jsou naplněny podmínky nařízení GDPR. V daném případě se jedná o případ, kdy je zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany [čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR], správcem údajů je přitom při sledování vozidel zaměstnanců příslušný zaměstnavatel.Zaměstnanec musí však být o tom, že je jeho pohyb přes GPS zaznamenáván,vyrozuměn. Podle nařízení je nutné zaměstnanci sdělit například totožnost a kontaktní údaje správce údajů a jeho zástupce, kontakt na pověřence pro osobní údaje (pokud existuje), účel zpracování (typicky jím bude v tomto případě ochrana majetku zaměstnavatele), oprávněné zájmy zaměstnavatele, doba archivace, právo na přístup či výmaz, zda dochází k automatizaci zpracovávání a případně některé další informace.

Je monitoring vozů jako oprávněný zájem zaměstnavatele?

Pro určení toho, kdy se u zaměstnavatele jedná o „oprávněný zájem“ tak jak jej vnímá nařízení GDPR,je nezbytné se podívat do vnitrostátní právní úpravy. Typicky je vozový park sledován z důvodů ochrany majetku a budete se řídit úpravou zákoníku práce, přestože se mohou uplatnit i další právní předpisy. Každopádně zaměstnanci nesmějí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele, přičemž dodržování zákazu je zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat.“ [§ 316 odst. 1 zákoníku práce].Přiměřeným kontrolním mechanismem je iGPS monitoring auta.

Co když ale mohou zaměstnanci užívat vozidlo pro soukromé účely?

Rozdílná situace přitom nastane, pokud zaměstnanci využívají firemní vozidla pro soukromé účely za souhlasu zaměstnavatele. V tomto okamžiku nemusí být sám o sobě oprávněný zájem zaměstnavatele naplněn a může se tak dostávat do rozporu s právem subjektů údajů na ochranu jeho soukromého a osobního života, které by mělo přednost! V ideálním případě by tak mělo být možné vypnout sledování vozidla v době, kdy není používáno k plnění pracovních úkolů nebo údaje o této jízdě nevratně smazat. Velkou roli pro možnost používání GPS v době soukromého provozu automobilu bude také hrát znění smlouvy o použití vozidla.

Splnit požadavky ochrany osobních údajů je stále těžší, přičemž kontrol a upozornění na pochybení ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů neustále přibývá. Pokud chcete zjistit, jaké konkrétní požadavky musíte splnit, můžete využít služeb advokátní kanceláře. Více na www.azlegal.cz.azaz